الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
يُعد دور السكرتارية من الأدوار الأساسية في أي مؤسسة، حيث يساهم في تنظيم العمل وتنسيق المهام الإدارية. ومع ذلك، هناك فرق واضح بين السكرتير التقليدي (Secretary) والسكرتير التنفيذي (Executive Secretary) من حيث المهام، المسؤوليات، ومتطلبات الوظيفة.
في هذا المقال من صناع المال، سنوضح الفرق بين الوظيفتين وأي منهما يناسبك وفقًا لمهاراتك وخبراتك.
تعريف كل وظيفة
1- من هو السكرتير؟
السكرتير هو الشخص المسؤول عن تنظيم الملفات، استقبال الزوار، وجدولة الاجتماعات داخل المؤسسة. يتمحور دوره حول تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لضمان سير العمل بكفاءة.
2- من هو السكرتير التنفيذي؟
السكرتير التنفيذي هو منصب أعلى من السكرتير العادي، حيث يقوم بأداء مهام إدارية متقدمة مثل إدارة جدول الأعمال الخاص بالإدارة العليا، إعداد التقارير، والتنسيق بين الأقسام المختلفة. يتمتع بصلاحيات أكبر وتأثير مباشر على اتخاذ القرارات داخل الشركة.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
1- من حيث المهام والمسؤوليات
| المجال | السكرتير | السكرتير التنفيذي |
|---|---|---|
| إدارة المكاتب | تنظيم الملفات والوثائق، وجدولة المواعيد. | إدارة المهام الإدارية العليا وجدولة اجتماعات المدير التنفيذي. |
| استقبال الزوار | استقبال العملاء والزوار وإرشادهم داخل الشركة. | تنسيق اللقاءات والاجتماعات مع الشخصيات المهمة والمستثمرين. |
| المراسلات | الرد على المكالمات والبريد الإلكتروني. | إعداد تقارير رسمية والرد على المراسلات الحساسة. |
| المتابعة | متابعة البريد الوارد والصادر وجدولة المهام اليومية. | متابعة المشاريع والتأكد من تنفيذها وفق الجدول الزمني. |
| إعداد الاجتماعات | تجهيز القاعات وجدولة الاجتماعات العادية. | حضور الاجتماعات المهمة وإعداد محاضر الاجتماعات. |
| اتخاذ القرارات | لا يملك صلاحيات اتخاذ القرارات. | يساعد في اتخاذ القرارات بناءً على توجيهات المدير التنفيذي. |
2- من حيث المؤهلات المطلوبة
| المؤهل | السكرتير | السكرتير التنفيذي |
|---|---|---|
| المستوى التعليمي | شهادة دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو السكرتارية. | بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذو صلة. |
| الخبرة | يفضل وجود خبرة من 1-3 سنوات. | تتطلب خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الإدارة. |
| المهارات الإدارية | مهارات أساسية في الإدارة والتنظيم. | مهارات متقدمة في الإدارة، التحليل، والتواصل الفعّال. |
| إجادة اللغات | يفضل إجادة اللغة الإنجليزية الأساسية. | مطلوب إجادة لغة أجنبية، خاصةً الإنجليزية. |
3- من حيث الراتب والصلاحيات
| العنصر | السكرتير | السكرتير التنفيذي |
|---|---|---|
| الراتب | يتراوح بين 4000 – 7000 جنيه مصري. | يتراوح بين 8000 – 15000 جنيه مصري (وقد يكون أعلى حسب الخبرة). |
| الصلاحيات | محدودة، تقتصر على تنفيذ التوجيهات الإدارية. | لديه صلاحيات تنفيذية أوسع وإمكانية اتخاذ قرارات إدارية. |
أيهما أفضل لك؟
- إذا كنت مبتدئًا في مجال السكرتارية، فيُفضل أن تبدأ بوظيفة السكرتير العادي لاكتساب الخبرة الأساسية في الإدارة والتنظيم.
- إذا كنت تمتلك خبرة ومهارات إدارية قوية، فإن وظيفة السكرتير التنفيذي ستكون خيارًا مثاليًا لك، حيث توفر فرصًا أكبر للنمو المهني والرواتب الأعلى.
الخلاصة
السكرتير
- مناسب للمبتدئين وأصحاب الخبرات المحدودة.
- يركز على المهام الإدارية البسيطة مثل جدولة الاجتماعات وإدارة المكاتب.
- راتب متوسط وصلاحيات محدودة.
السكرتير التنفيذي
- مناسب لمن لديهم خبرة في الإدارة والتنظيم.
- يؤدي مهام متقدمة ويعمل مباشرة مع الإدارة العليا.
- يتمتع براتب أعلى وصلاحيات تنفيذية أوسع.
إذا كنت تفكر في العمل في السكرتارية، فابدأ بتطوير مهاراتك في التنظيم، استخدام الحاسب الآلي، وإجادة اللغة الإنجليزية، فهذه المهارات تزيد من فرصك للحصول على وظيفة مرموقة في هذا المجال.
هل لديك تجربة في العمل كسكرتير أو سكرتير تنفيذي؟ شاركنا تجربتك في التعليقات، ولا تنسَ متابعة صناع المال للمزيد من المقالات حول الوظائف والتطوير المهني!
